särskild händelse publicitet

Särskild händelse publicitet lättare
när du svarar på dessa 8 frågor

Joan Stewart
publicitet hound

En av de största misstagen arrangörerna gör är att glömma om publicitet förrän efter nästan all planering är klar.

Gör det, och du kommer att spränga dina chanser att få den bästa täckningen möjligt. Smarta Publicitet Hounds är medvetna om alla eventuella möjligheter på medieområdet och hålla dem i minnet när man planerar. Här är åtta frågor att ställa dig själv under de första dagarna av din planering:

Ett. Behöver vi pre-event täckning i nationella tidningar för att evenemanget ska bli en framgång? Om så, vad är redaktionella tidsfristerna för att komma in i dessa publikationer? Du behöver speciellt att veta om tidsfrister för rutinmässiga saker som kalender listor. Om publicitet i nationella tidningar är absolut nödvändigt, kan du behöva slå sex eller sju månader innan evenemanget eftersom många tidningar har långa ledtider. Och om du är pitching historier så långt före, betyder det din planering kommer att pressas tillbaka, alltför.

2. Är händelsen äger rum i eller nära en stad som är en knutpunkt för en eller flera av de stora flygbolagen? Om så är fallet, skulle täckningen i flygbolagens under flygning tidskrifter ökar verkligen närvaro, särskilt om händelsen kan betraktas som en turistattraktion. I maj 2004 frågan om NWA World Traveler, in-flight magasin publiceras av Northwest Airlines, innehåller berättelser och bilder om flera händelser, från Memphis utnyttjas internationella festivalen till en konst utställning med verk av skandinaviska slöjdare vid amerikanska Svenska institutet i Minneapolis. (Se “Särskild rapport nr 29: Fly High med publicitet i Inflight Tidningar.”)

Tre. Har vi tillräckligt många bilder och annan grafik för att underkasta sig nationella publikationer? Om inte, måste du runda upp dem innan din reklamkampanj börjar. Det kunde betyda planerar åtta eller nio månader före evenemanget. Till exempel, en regional art festival som tar plats för första gången använder uppenbarligen i sina Mediakit bilder från förra året. Istället skulle arrangörerna måste ge vacker färg bilder på några av de konstverk som kommer att visas på den första utställningen. Du kommer också att se till att bilderna finns tillgängliga i flera olika format-utskrifter, diabilder och elektroniskt.

4. Kan vi planera specifika aktiviteter som vi kan be media människor att delta, inte bara rapportera? Om ditt evenemang innehåller en parad, kanske en populär lokal TV ankare överens om att fungera som grand marshal. Om du behöver någon att döma en tävling, överväga att be representanter för media. Om du behöver en huvudtalare, TV-folk kommer ofta tvinga. Om de gör det, det finns en god chans att de kommer att inkludera ditt evenemang på den natten nyhetssändning. Om du planerar en festival luftballong, se till att någon från din grupp kan ta en reporter för en åktur i en luftballong åtminstone flera dagar eller veckor innan evenemanget börjar, så de har skriva tid om det.

Fem. Är vi utformar inbjudningar så att de attraherar medierna? Om så är fallet, är dina ansträngningar fokuseras på fel personer. Media folk är inte imponerad av smarta inbjudningar. I själva verket, när jag jobbade som redaktör, hatade jag öppnar en inbjudan som inkluderade en oväntad handfull glitter eller konfetti som föll i mitt knä. Design inbjudningar för att locka de människor som kommer att betala för att delta i evenemanget. Imponera media med fantastisk historia vinklar, och gör det enkelt för dem att täcka de delar av din händelse som mest intresserar dem.

6. Är vi budgetera för fancy press paket, leverans och andra oväntade “överraskningar” för media, såsom ett pressmeddelande om händelsen gömd inuti en ballong bukett och levereras av en kurir? Om så är fallet, slösa inte dina pengar på braskande pressmaterial heller. När jag jobbade som redaktör, fick jag en gång en ballong bukett från någon jag inte känner, med en anteckning som instruerar mig att smälla den gula ballongen. Jag hatar smälla ballonger. Men jag dök det ändå. Det pressmeddelande som veks upp och sätta inuti ballongen flög över rummet och landade i en bokhylla. När jag hämtade den och vecklade det, jag var inte roade. Jag var rasande! Vad tror ni jag gjorde med det pressmeddelande? Vid leverans saker till media, också undvika svåra att öppna paket såsom papprör.

7. Har vi kontrollerat att se vilka andra evenemang äger rum samtidigt som vårt? Och om så är fallet, är vi beredda att lägga? Ingenting är värre än att spendera långa månader och tusentals dollar som planerar ett evenemang, skicka inbjudningar, köper annonser, sedan upptäcka några veckor innan det börjar att det konkurrerar med två eller tre andra stora händelser i samma stad. Om det händer, dina chanser för media är mycket smalare. Kontrollera med din konventionen och Visitors Bureau, stadshuset, handelskammare och andra grupper för att se vilka händelser som konkurrerar med din.

8. Om vi ??serverar mat, kan vi komma med en smart mat tema för att locka publicitet? Media folk kanske inte gillar tjusiga inbjudningar eller ovanliga pressinformation, men vissa av dem kärlek fancy och ovanliga gåvor av livsmedel. Till exempel anlitade en PR-team för att informera om öppnandet av ett nytt tåg museum skickade enorma kakor formade som ett tåg till lokala tv-stationer, för att väcka uppmärksamhet. I Milwaukee, Wisconsin, skickade en lokal kedja av hamburgerrestauranger påsar med hamburgare till lokala TV-och radiostationer på öppningsdagen av baseball säsong i år, med erbjudande om att ge alla kunder gratis hamburgare under en dag om Brewers vinna 10 matcher i en rad. Främjandet var på de flesta radiostationer i stan och på flera av de TV-stationer, alltför. Obs: Gåvor av mat används mest effektivt med etermedia. Många utskriftsmaterial har etik policy som förbjuder mat gåvor. Om du är osäker, ring i förväg och fråga.

Om du stöter på problem med publicitet under årets evenemang, och de problem som hade kunnat undvikas med bättre planering, kan du lägga till ännu fler frågor i listan ovan.

För mer än 800 tips om hur du gör din nästa evenemang en smash-med allmänheten och media-se “Hur man planerar och främja Sizzling Special Events.”